Politica de confidențialitate
Versiunea 2.0, în vigoare din 7 octombrie 2026.
Scrisă pe scurt și fără ocolișuri. Dacă ceva nu e clar, scrie-ne la contact@arhai.ro și îți răspundem.
1. Cine suntem
ARHAI S.R.L., Str. Piatra Craiului nr. 36G, Oradea, jud. Bihor, România. CUI 35913161, Nr. Reg. Com. J2016000743052. Pentru orice întrebare despre date: contact@arhai.ro, telefon 0750 265 636. Nu avem un responsabil cu protecția datelor (DPO) numit, pentru că nu suntem obligați; răspunde direct conducerea firmei.
2. Două roluri, în funcție de ale cui sunt datele
Suntem operator pentru datele care ne privesc direct: contul tău de client, operatorii din cont, datele de facturare și plățile, mesajele pe care ni le trimiți, cererile din formularul de pe site și jurnalele de securitate. Pentru ele decidem noi de ce și cum se prelucrează, după regulile de mai jos.
Suntem persoană împuternicită pentru datele pe care un client le încarcă despre destinatarii lui: nume, telefon, e-mail, documentele trimise, semnătura, ordinele de plată, adresa IP și dispozitivul de pe care s-a deschis sau semnat documentul, plus momentele în care s-au întâmplat. Pentru aceste date, operator este firma care ți-a trimis documentul. Ea decide de ce îți trimite documentul și cât îl păstrează; noi le prelucrăm doar în numele ei, după Contractul de prelucrare a datelor.
Dacă ai primit un document prin semnara și vrei să afli ce date are firma despre tine sau să ceri ștergerea lor, scrie-i firmei care ți l-a trimis. Dacă nu știi cum s-o contactezi, scrie-ne nouă și îi transmitem cererea.
3. Ce date prelucrăm ca operator, de ce și cât timp
| Date | De ce | Temei (art. 6 GDPR) | Cât le păstrăm |
|---|---|---|---|
| Contul: numele, e-mailul, telefonul, firma, parola (doar ca hash), operatorii adăugați | Să-ți facem contul și să-l poți folosi | Executarea contractului, alin. (1) lit. b | Cât există contul, plus 30 de zile pentru export, apoi se șterg |
| Date de facturare și plăți: denumire, CUI, adresă, e-mail, sume, data plății; de la Stripe primim doar tipul cardului, ultimele 4 cifre și țara | Facturare și evidență contabilă | Obligație legală, alin. (1) lit. c | Cât cere legea contabilității pentru documentele justificative |
| E-mailurile și SMS-urile trimise din aplicație: destinatarul, momentul, dacă a ajuns | Să trimitem linkurile și notificările și să vedem dacă au ajuns | Executarea contractului, alin. (1) lit. b | Cel mult 12 luni |
| Mesajele trimise la adresele semnara.ro | Să-ți răspundem | Interes legitim, alin. (1) lit. f | Le redirecționăm la contact@arhai.ro; la noi rămân doar expeditorul, subiectul și data, 90 de zile |
| Cererea din formularul de pe site: nume, firmă, e-mail, telefon, volumul estimat, mesajul | Să te contactăm, cum ai cerut | Demersuri înainte de un contract, la cererea ta, alin. (1) lit. b | 12 luni, dacă nu devii client |
| Jurnale de securitate: autentificări reușite și eșuate, adresa IP, browserul | Să depistăm și să oprim accesul neautorizat | Interes legitim, alin. (1) lit. f | 12 luni |
Pentru datele destinatarilor (rolul de împuternicit), durata o stabilește clientul. Când clientul își închide contul, le ștergem după cele 30 de zile de export.
Nu facem marketing pe e-mail fără acordul tău separat și nu vindem date nimănui.
4. Cine ne ajută (sub-împuterniciți)
Furnizorii de mai jos prelucrează date doar ca să ne ajute să furnizăm serviciul, pe baza unui contract cu noi, și nu le pot folosi în scopuri proprii, cu o excepție: Stripe folosește unele date și ca operator independent, pentru prevenirea fraudei și obligațiile lui legale.
| Furnizor | Ce face | Ce date | Unde | Transfer în afara SEE |
|---|---|---|---|---|
| Acvile Tech S.R.L. (Cloudify.ro) | Găzduiește serverul pe care rulează aplicația, baza de date și fișierele încărcate. | Toate datele din aplicație. | România (Timișoara) | Nu. |
| Hetzner Online GmbH | Păstrează copiile de siguranță, criptate înainte să plece de pe serverul nostru. | Copii criptate ale bazei de date și ale fișierelor. Furnizorul nu le poate citi. | Uniunea Europeană | Nu. |
| Stripe Payments Europe, Limited | Procesează plățile cu cardul pentru abonamente. | Numele și e-mailul plătitorului, datele cardului (le vede doar Stripe), suma, istoricul plăților. | Irlanda; o parte din prelucrare se face de Stripe, Inc. în SUA | Da, în SUA: în baza deciziei de adecvare UE–SUA (Data Privacy Framework) și a clauzelor contractuale standard. |
| SmartBill (Intelligent IT S.R.L.) | Emite facturile fiscale pentru abonamente și le transmite în RO e-Factura. | Datele de facturare ale clientului: denumire, CUI, adresă, e-mail, sume. | România | Nu. |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Trimite e-mailurile din aplicație și primește e-mailurile trimise către adresele semnara.ro. | Adresa de e-mail, numele, conținutul mesajului (de exemplu linkul către document). | Trimiterea se face din regiunea UE (Irlanda); firma e în SUA | Posibil, în SUA: pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. |
| SMSLink | Trimite SMS-urile din aplicație către destinatari. | Numărul de telefon și textul SMS-ului. | România | Nu. |
Pe lângă ei, facturile ajung la ANAF, prin sistemul RO e-Factura, pentru că așa cere legea. Datele pot ajunge și la autorități, doar când o cere legea, sau la consultanții noștri (contabil, avocat), care sunt obligați să păstreze confidențialitatea.
Dacă schimbăm un furnizor, actualizăm lista și anunțăm clienții dinainte, cum scrie în Contractul de prelucrare.
5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Două dintre serviciile de mai sus aparțin unor firme cu sediul sau cu o parte din prelucrare în SUA: Stripe (plăți) și Resend (e-mail). Transferul se face pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene pentru SUA (Data Privacy Framework), acolo unde furnizorul e certificat, și a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisie. Poți cere o copie a acestor garanții la contact@arhai.ro.
6. Cookie-uri
Folosim doar cookie-uri strict necesare: pentru sesiune, pentru protecția formularelor și pentru a ține minte că ai văzut bannerul. Nu folosim analytics, pixeli de reclamă sau scripturi de la alte firme. Lista exactă e pe pagina Cookie-uri.
7. Drepturile tale
Ai dreptul să afli ce date avem despre tine și să primești o copie, să le corectezi, să ceri ștergerea lor, să ceri să le limităm prelucrarea, să le primești într-un format pe care îl poți duce în altă parte, să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim și să-ți retragi oricând un acord dat.
Pentru oricare dintre ele, scrie-ne la contact@arhai.ro. Răspundem în cel mult o lună. Dacă cererea e complicată, putem prelungi cu încă două luni, dar îți spunem asta în prima lună. Dacă nu putem stabili că cererea vine de la tine, îți cerem o confirmare.
Dacă crezi că am greșit, te poți plânge la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro). Ne-ar plăcea să ne spui întâi nouă.
8. Cum protejăm datele
- Toată comunicarea cu site-ul e criptată (HTTPS).
- Linkurile de semnare se păstrează în baza de date doar ca amprentă. Nici noi nu le putem citi de acolo.
- Parolele se păstrează doar ca hash.
- Datele fiecărui client sunt separate; un cont nu poate vedea datele altui cont.
- Fișierele încărcate nu sunt publice și nu se indexează.
- Copiile de siguranță se fac zilnic, criptate, într-un alt centru de date din UE, iar restaurarea lor se verifică săptămânal.
Niciun sistem nu e sigur 100%. Dacă se întâmplă un incident care îți pune datele în pericol, te anunțăm cum cere legea.
9. Ce nu facem
- Nu luăm decizii automate care să aibă efecte juridice asupra ta și nu facem profilare.
- Serviciul nu e destinat copiilor sub 16 ani.
10. Modificări
Când schimbăm politica, actualizăm versiunea și data de sus. Dacă schimbarea te afectează, îți scriem pe e-mail înainte.